L’impression est indispensable pour la plupart des entreprises mais les coûts qu’elle engendre représentent bien souvent un poste de dépense important surtout lorsqu'on n'y prête pas attention.

Pourtant, c’est une gestion des ressources pour laquelle il est relativement simple de mettre en place des solutions pour faire des économies et ne plus se préoccuper de ses dépenses et pour se concentrer sur son activité principale.

Mais d’abord, à quoi correspondent les coûts d’impression ?

Car pour faire des économies il est utile de comprendre à quoi correspondent vos dépenses et d’où elles proviennent.

Parmi ce que l’on appelle les coûts d’impression, on retrouve notamment les dépenses relatives à l'achat de consommables de votre imprimante. Il s’agit aussi bien des cartouches d’encre ou de toner que du tambour de votre machine et les autres pièces qui nécessitent d’être changées régulièrement. Mais dans ces coûts il faut aussi compter : la consommation de papier, le prix d’achat de l’appareil ou bien le prix de la location du matériel le cas échéant, ainsi que les coûts relatifs à la maintenance.

Alors voici quelques astuces pour réduire efficacement vos dépenses.

Auditer son parc d’imprimantes

Avant toute chose, il est nécessaire de faire le point sur l’existant pour pouvoir prendre du recul et agir efficacement.

Pour cela, il convient de se poser de simples questions :

• Combien d’imprimantes avez-vous ?
• Sont-elles toutes utilisées ? À quelle fréquence ? Pour quelle utilisation ?
• Vos appareils sont-ils obsolètes ? Faut-il prévoir un changement prochainement ?
• Quel service utilise le plus l'impression de documents ? Celui qui utilise le moins ?
• Constatez-vous beaucoup de gaspillage de papier ?
• Changez-vous régulièrement vos consommables ? Si oui, pour quelle(s) raison(s) ?
• Etc.

Toutes ces questions dépendront évidemment de la configuration de votre entreprise, de son modèle ou encore de son fonctionnement global mais elles pourront vous permettre d'y voir un peu plus clair.

Bien choisir ses consommables

Pour faire des économies sur vos coûts d'impression, il est préférable de prêter attention aux consommables que vous choisissez pour votre imprimante.

• Optez pour des cartouches d'origine fabricant car elles sont conçues pour s'adapter parfaitement à votre machine et cela évite ainsi de détériorer les composants de votre appareil.

• Pensez aux cartouches haute capacité. Effectivement, le coût à l'achat est plus élevé mais le rendement est plus important donc le coût par page est plus intéressant.

• Attention lorsque vous choisissez votre papier. Nous sommes souvent tentés de nous tourner vers le papier premier prix pour faire des économies, mais ce n'est pas forcément une bonne idée. En effet, le risque de bourrage papier est plus important et les feuilles de mauvaise qualité ont tendance à consommer plus d'encres. Conclusion, vous êtes gagnant à l'achat vous vous retrouvez avec des frais de maintenance et de réparation. Optez donc pour du papier de qualité standard, cela convient largement.

Sensibiliser ses collaborateurs à des gestes simples

Cela peut sembler être un conseil anodin, mais c'est pourtant une solution qui peut s'avérer à la fois rapide et efficace.

Parmi ces gestes simples on retrouve :

• Réfléchir à 2 fois avant d'imprimer un document : favoriser la version numérique lorsque c'est possible.
• Idem pour la couleur de vos impressions : privilégiez le monochrome.
• Vous devez imprimer plusieurs pages ? Pensez au recto/verso moins gourmand en feuilles.
• Pensez à l'aperçu avant impression pour vos documents : cela vous permettra d'avoir une idée sur le rendu de votre impression et évitera le gaspillage.
• Attention lorsque vous imprimez depuis une page web qui a tendance à prendre toute la page et donc des infos inutiles, tout comme pour vos tableurs : sélectionner ce dont vous avez besoin et imprimer uniquement la sélection.

Utiliser des logiciels pour la gestion des impressions

Vous pouvez aussi opter pour la mise en place d'un logiciel pour la gestion de vos impressions.

Cela vous permettra à la fois d'avoir un œil sur l'état des impressions à l'instant T mais vous pourrez aussi prendre le contrôle.

En effet, la plupart des logiciels vous permettront de mettre en place des paramètres d'impression simples et efficaces. Par exemple, vous pourrez proposer par défaut l'impression en noir et blanc ou encore vous assurer que les documents multiples soient imprimés en recto verso. Cela permet d'éviter les impressions couleurs inutiles ou encore le gaspillage de papier. Vous pouvez également fixer des quotas d'impressions. Tout cela est notamment possible avec notre solution PaperCut.

Si vous êtes agacés de ramasser des documents qui ont été imprimés et non récupérés par leur propriétaire, vous pouvez mettre en place l'impression uniquement depuis l'imprimante. Cela responsabilisera davantage vos collaborateurs.

Les possibilités de contrôle varient d'un logiciel à un autre, certains vous permettront de définir les paramètres d'impression en fonction de l'utilisateur, du service en question, etc.

Chez OfficePartner, nous proposons des solutions pour accroître votre efficacité tout en réduisant vos coûts. Envie d'en savoir plus ? Contactez-nous !